Отчётность и процессы ИСО

Как справиться с валом отчётности, который изо дня в день приходится заполнять любой образовательной организации? Как систематизировать данные, которые требуют в разных разрезах разные вышестоящие структуры? ИСО может помочь в данном вопросе.

1. Построить график отчётности и готовиться заблаговременно.

Большинство отчётов цикличны. Это такая имитация мониторинга, когда данные просто собираются, чтобы были. Потому как обработать такой объем данных осмысленно – физически не возможно. Возможно из них слепить некий отчёт и отправить его выше. Однако, факт остаётся фактом – отчёты приходят. Что делать? Готовиться заблаговременно. На уровне учреждения должна быть некая информационная циклограмма, в которой указано, к какому отчёту и когда готовиться. И каждый сотрудник должен иметь доступ к такой циклограмме, чтобы быть готовым, какие данные собирать.

2. Наработать шаблонные формы

Большинство шаблонов собираются из года в год по одной форме. Очень удобно иметь некую папку с шаблонами отчётов, куда каждый заинтересованный вносит свои данные. Это можно сделать и в виде общего документа в облаке, и в виде файла в локальной сети. Важно одно, форма должна быть уже сделана, и в неё нужно вносить только данные. Для аналитических отчётов удобно использовать чек-листы.

3. Хранить все ранее сданные отчёты в хранилище

Многие отчёты повторяются. Многие отчёты просят одни и те же данные, только в разных разрезах. Очень удобно иметь папку, которая в разрезе по содержанию и времени хранит все отправленные отчёты. В последствии эти данные можно быстро комбинировать, при необходимости уточняя и дополняя.

4. Автоматизировать всю работу с данными

Примером может служить электронный дневник, который в удобной форме делает выгрузки различных готовых отчётов, которые просто следует перенести в отчётную форму.

5. Изучать табличные процессоры

Иногда удивляет человек, который сидит с калькулятором и вводит данные в таблицу Excel. Зачем? И как вы проверите данные, в случае вопросов к точности? Учите матчасть. Табличный процессор умеет считать сам. Даже Word иногда умеет 🙂

Таким образом, отчётность перестаёт быть тяжелым грузом, когда ты к ней подготовился.

Оставить комментарий